Книга обліку доходів та зборів: 12 найпоширеніших запитань та відповідей про документ

Ми зібрали найпоширеніші запитання про документ та підготували на них відповіді. А повну інформацію та особливості ведення книги обліку доходів можна знайти тут.

1. Чи потрібна книга обліку у 2023 році?

Стандартну книгу обліку встановленого формату скасували, але це не означає, що підприємці не повинні вести звітність зовсім. Законом № 786 дозволено створювати книгу в довільній формі. Допускається вести паперову версію та використовувати електронну.

2. Як вести книгу доходів в електронному варіанті?

Закон не надає вказівок щодо форми документа. Головне, щоб в ньому були вказані всі витрати та прибутки, що мають документальне підтвердження. Для ведення обліку можна створити просту таблицю Excel. Кількість граф та рядків не регулюється. Якщо це видається зручним, можна створити ті самі розділи, що були в паперовому варіанті.

3. Хто повинен вести книгу обліку?

Облік доходів та витрат обов'язковий для ФОП 1, 2 та 3 груп, що перебувають на єдиному податку.

4. Як зареєструвати книгу обліку?

Зміни в законодавстві скасували необхідність реєстрації книги обліку. Раніше для цього її шнурували та подавали в податкову службу разом з відповідною заявою на ім'я директора. Наразі такі дії не є обов'язковими, навіть якщо підприємець вирішив вибрати паперовий формат ведення.

5. Що робити, якщо книгу втрачено?

Книгу варто відновити. Для цього заводять нову та за первинними документами вносять всю необхідну інформацію. Додатково ще потрібно повідомити поліцію та податкову. На це відведено 6 днів. У деяких випадках фіскальна служба може нарахувати адмінштраф, що складає 510 – 1020 грн.

6. Які документи підтверджують доходи та витрати?

До переліку таких документів належать первинні папери, що відображають господарські операції. Це можуть бути:

• накладні;
• акти приймання;
• чеки про сплату за послуги;
• банківські чеки;
• виписки за рахунками;
• платіжні доручення.

Документи можна зберігати у паперовому чи електронному вигляді. Варто пам'ятати, що амортизація теж входить до розділу витрат. Ці суми мають бути зареєстровані відповідним актом та внесені у звіт про доходи.

7. Як часто заповнювати книгу обліку доходів та витрат?

Вносити інформацію краще кожного дня. Якщо за робочий день мали місце доходи або витрати, потрібно внести відповідні дані. Коли ніяких операцій не відбувалося, ставлять прочерки у відповідних рядках. Але враховуючи відсутність єдиної затвердженої форми ведення книги, припускають можливість внесення узагальненої суми доходів, отриманих за місяць.

8. Що робити, якщо є помилка в книзі обліку?

Видалення хибної інформації не допускається. Якщо використовується паперовий варіант, неприпустимо затирати, заклеювати чи правити коректором. В електронній формі заборонено видаляти помилкові дані. Якщо помилка мала місце, відповідний рядок закреслюють (так, щоб наявні дані можна було прочитати), а в рядок нижче вносять нову інформацію. Закреслене підтверджується підписом підприємця та за наявністю печаткою. Нова інформація має підтверджуватись первинними документами.

9. Що головне в книзі доходів?

Законодавство вимагає помісячне відображення доходів. Тобто у документі мають бути рядки чи колонка, де вказуються отримані за місяць доходи.

10. Як вести книгу обліку ФОП 3 групи?

Особливих відмінностей під час ведення обліку для різних груп не існує, тобто ФОП 3 групи заповнюють книгу за загальними правилами.

11. Як зберігати книгу доходів та витрат?

Згідно з п. 44.1 ПКУ зберігати Книгу потрібно 3 роки. Відлік починається з останньої дати в документі.

12. Чи можна вести господарчу діяльність до створення книги?

Не бажано. Особливо якщо передбачається подобовий звіт. У такому випадку доведеться робити записи «заднім числом», що не відповідає вимогам законодавства.